В процессе работы неизбежно сталкиваешься с необходимостью делегировать, то есть отдавать какие-то направления деятельности другим людям, чтобы хватало времени заниматься действительно важными вещами. Только вот что именно отдать Ване, что Пете, а чем заниматься самому, и при этом не запустить ни один из фронтов?
Для этого неплохо понять, какие направления деятельности в принципе существуют в фирме. Всерьёз озадачившись, я пару дней провёл в размышлениях и родил список областей деятельности, которые (как мне кажется) есть в любой фирме, оказывающей профессиональные услуги:

Продажи — прямые — исполнение — холодные звонки, direct-mail, продажи через социальные сети (включая учет отношений с клиентами и follow-up — отправка коммерческих предложений, встречи, звонки-напоминания и т.д.)
Продажи — прямые — исполнение — специальные мероприятия (презентации, семинары, конференции, круглые столы, бюллетени и т.д.)
Продажи — прямые — исполнение — продажи существующим клиентам (поддержание хороших личных отношений, предложение дополнительных услуг)
Продажи — прямые — исполнение — тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются прямыми продажами
Продажи — прямые — контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Продажи — пассивные — исполнение — размещение рекламы, продвижение фирмы «в поле», регистрация сайта в каталогах и т.д.
Продажи — пассивные — исполнение — прием и регистрация входящих обращений
Продажи — пассивные — исполнение — тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются пассивными продажами
Продажи — пассивные — контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

PR — исполнение — создание контента для сайта и корпоративного блога, написание статей, комментарии в СМИ
PR — исполнение — продвижение интересного контента в СМИ, сообществах, сервисах пресс-релизов
PR — исполнение — тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются PR
PR — контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Обучение и развитие — исполнение — ввод в организацию, обучение и развитие других сотрудников
Обучение и развитие — исполнение — самообучение и саморазвитие
Обучение и развитие — исполнение — тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются обучением и развитием
Обучение и развитие — контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Основной процесс (т.е. непосредственно создание услуги) — исполнение — узкоспециальные задачи (перевод, редактирование, корректура, верстка, распознавание текстов, консультирование и т.д.)
Основной процесс — исполнение — управление проектами
Основной процесс — исполнение — составление договоров, счетов, счетов-фактур, актов выполненных работ
Основной процесс — исполнение — контроль качества — внутренний
Основной процесс — исполнение — контроль качества — с точки зрения клиента
Основной процесс — исполнение — тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, участвующих в основном процессе
Основной процесс — контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Управление — исполнение — управленческий учет и планирование (план/факт оказания услуг, движения денежных средств, прибылей и убытков)
Управление — исполнение — проведение планерок, мероприятий для персонала, лидерство
Управление — исполнение — анализ и пересмотр мотивации сотрудников

Метапроцесс — исполнение — описание, визуализация, анализ бизнес-процессов организации
Метапроцесс — исполнение — составление инструкций, требований, рекомендаций, алгоритмов работы для сотрудников
Метапроцесс — контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Процесс поддержки — исполнение — финансовый контроль (регистрация и планирование операций прихода-расхода, проведение платежных поручений, выдача денежных средств)
Процесс поддержки — исполнение — мониторинг рынка (анализ конкурентов и клиентов)
Процесс поддержки — исполнение — ИТ-поддержка
Процесс поддержки — исполнение — фискальный учет (составление отчетности для фискальных органов, расчет налогов)
Процесс поддержки — исполнение — кадровый учет
Процесс поддержки — исполнение — бизнес-поддержка (аренда, банковские, юридические, страховые услуги)
Процесс поддержки — исполнение — хозяйственная поддержка (уборка, обесчепечение канцтоварами, водой, продуктами, мебелью)
Процесс поддержки — исполнение — тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, выполняющих функции поддержки
Процесс поддержки — контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Надпроцесс — исполнение — генерация ценностей, стратегии развития

Это общий список. На мой взгляд, в гармонично функционирующей фирме работа должна идти по всем этим направлениям. Если какое-то «буксует» — значит, жди неприятностей — завтра, послезавтра или через полгода. С таким списком я понял, что некоторыми направлениями у нас вообще никто не занимается, и срочно принял меры. Также я понял, какие вещи нельзя отдать никому, потому что это мой профиль, а что можно и нужно делегировать Ване и Мане. В итоге у меня получился мини-список «моих» направлений. Затем с каждым из ключевых сотрудников «Окей» мы обсудили направления, которыми он должен заниматься, и у каждого получился свой мини-список.
В итоге мы получили:
- общую основу для делегирования полномочий
- четкое разделение сфер ответственности
- понимание у каждого сотрудника, какой вклад он делает в общее дело
- список «ролей», который можно повесить на стену и каждое своё действие с ним сверять: «То, что я делаю в данный момент, соответствует МОЕМУ списку направлений работы?» Если не соответствует, то «Какого черта я делаю именно это?» и заняться чем следует