Кто в чёрном ящике?

Всё, что вы хотели знать о переводческих кадрах.

Как определить качество услуг переводческой фирмы? Проще всего оценить составляющую «обслуживание» – вежливость менеджера, оперативность ответа на запросы, предоставление пояснений к переводу и тому подобное. А вот качество самого продукта перевода заказчику объективно оценить довольно сложно: нужно безупречно владеть терминологией и стилем, понимать все оттенки смысла оригинального текста, а также держать в голове большой академический словарь русского языка. Что же делать? Можно ли на основании косвенных признаков предположить, насколько адекватным получится перевод в данной компании?

Перевод – это чёрный ящик. В ящике сидят два друга – Технология и Персонал.
Технология – это стандартные стадии обработки текста, программы управления проектами, которыми пользуются менеджеры и т.д. Сложная технология – добрый знак.
Персонал – это переводчики, редакторы и другие члены команды.
От слаженной работы двух «друзей» зависит то, что вылезет из черного ящика. Например, если технологический процесс включает подготовку вспомогательных материалов, перевод, тематическое редактирование, литературное редактирование, вёрстку и финальную проверку, качество будет выше, чем при только переводе. Но это при условии, что каждую стадию выполняет действительно квалифицированный специалист.
Возникает закономерный вопрос: как бюро переводов отбирает и тестирует своих переводчиков, редакторов, корректоров?

Возможно несколько вариантов:
1) Переводчиков находят среди друзей и бывших однокашников, обычно лингвистов. Квалификация никак не проверяется. Результат – плачевный, особенно при техническом переводе. Руководитель переводческой компании может догадываться, что качество хромает.
2) Переводчиков отбирают исключительно на основании опыта работы, указанного в резюме (например, переводчик пишет, что работал с текстами по газотурбинным установкам). Поскольку хороших переводчиков по нашей статистике не более 20% от общего числа специалистов на рынке, результат – как правило тот же, что в п.1, с той лишь разницей, что руководство бюро переводов пребывает в счастливом неведении относительно уровня перевода.
3) Каждый новый переводчик выполняет для бюро небольшое тестовое задание, которое оценивает проверенный редактор (к примеру, грамотный инженер с электротехническим образованием, работающий на современной газотурбинной электростанции и владеющий иностранным языком на уровне понимания письменных текстов) и выносит вердикт – подходит кандидат или нет. Результат гораздо лучше, но у проверяющего могут возникать сложности с принятием решения в пограничных случаях, также по истечении некоторого времени уже сложно вспомнить, в чем состояли ошибки именно данного переводчика.
4) Количественное измерение качества. Все переводчики выполняют тест-задание в каждой новой тематике, при этом проверяющий отмечает все ошибки переводчика согласно существующему классификатору ошибок и заполняет форму оценки качества перевода, в которой подсчитывается индекс качества – translation quality index (TQI). В этом случае оценка максимально беспристрастна, и по каждому кандидату сохраняется журнал ошибок. В зависимости от требований проекта менеджер выбирает наиболее подходящего специалиста исходя из его сильных и слабых сторон.

В основе системы отбора персонала по индексу качества лежит простой принцип: хочешь оценить качество перевода – посчитай, сколько в нём ошибок, и сколько они «весят»!
Для этого нужны несколько составляющих:
Тест-задание – файл объёмом не менее 3000 печатных знаков, составленный на основе различных типов текста, встречающихся в проекте (например, тест для проекта по локализации компьютерной игры должен содержать образцы диалогов персонажей, отдельные реплики героя, названия предметов, элементы меню и графического интерфейса, системные сообщения). Кандидаты должны обладать всей необходимой информацией для идеального выполнения теста (т.е. вместе с тестом отправляются необходимые пояснения и рекомендации, а также инструкции для переводчика).
Классификатор ошибок – простой, удобный, исчерпывающий, с примерами. Ошибки делятся на несколько классов (например, на смысловые, терминологические, языковые, стилистические, ошибки оформления и ошибки соблюдения региональных стандартов) и далее на типы. Ошибки могут быть серьёзными и незначительными, и у каждой ошибки имеется свой вес (у нас – от 1 до 6).


Процедура оценки, зафиксированная в инструкции (с разъяснениями, как подготовить тест-задание, как отличить ошибку от стилистического предпочтения переводчика и т.д.)
Проверяющий – внимательный, грамотный носитель языка с опытом перевода и тематического редактирования, прошедший обучение по процедуре проверки и досконально разобравшийся в тестовом отрывке (в среднем на то, чтобы разобраться в тест-задании, у проверяющего уходит 10-15 часов).


Форма оценки перевода – в форму заносится количество ошибок каждого типа, допущенных переводчиком, TQI подсчитывается (желательно автоматически) по формуле (1 — (кол-во набранных баллов ошибок / кол-во слов))*100%.

Согласно нашей статистике, количество переводчиков с TQI в профильной тематической области выше 86 – не более 20% от общего числа специалистов на рынке, с TQI выше 90 – не более 10%. Чтобы подобрать команду из 12 переводчиков и 3 редакторов, проверяющий должен изучить около 100 тест-заданий! Это кропотливая работа, которая, тем не менее, с лихвой окупается эффектом от её применения.

Система TQI может применяться и для оценки качества на промежуточных этапах и на этапе сдачи заказчику – в качестве выходного контроля. В любом случае TQI текста, который сдаётся клиенту, никогда не должен опускаться ниже 95, а целевой TQI составляет 99.

Очень хорошую презентацию по количественному измерению качества перевода можно найти на сайте Aliquantum.

Так что спросите менеджера бюро переводов, кто прячется в чёрном ящике, и как он туда попал.

Виртуальная команда

Концепция «виртуальной организации» очень важна для понимания принципов функционирования нового бизнеса.
Том Питерс


Так получилось, что большая часть сотрудников в нашей компании работают удалённо. Переводчики, редакторы, корректоры, верстальщики приходят к нам в офис преимущественно за деньгами и иногда посидеть за чашкой чая.
С одной стороны, мы экономим на офисном пространстве, можем подобрать переводчика под конкретную тематику, с другой — большое количество удалённых сотрудников нужно заинтересовать работой именно с нами, координировать работу переводчиков с редакторами, корректорами и остальными, успеть во время заплатить им за работу, и сделать всё это качественно.
Довольный клиент — ещё одна цель хорошей работы (пожалуй, главная).
Мы решили изложить принципы идеальной работы с фрилансерами, как мы их понимаем.

Прежде всего, вам нужны хорошие специалисты – для их подбора у вас должна быть понятная система оценки качества их работы. Это может быть количественная система оценки качества переводов, как у нас, или «единицы смысла» Артемия Лебедева, либо ещё что-нибудь. Такую систему оценки можно применять не только к работе внештатных специалистов, но и выборочно оценивать качество услуги или продукта на выходе.

Старайтесь предоставлять наиболее полную информацию о заказе внештатным исполнителям — зачастую от этого может зависеть качество их работы. Предоставляйте дополнительные материалы, которые могут помочь фрилансеру. Например, конечное назначение текста перевода может повлиять на выбор терминологии и стиля перевода. А глоссарий очень облегчает работу переводчика.

Пользуйтесь в работе с фрилансерами стандартами, в которых отражены основные аспекты вашей работы (что вы понимаете под качеством работы, как она должна выполняться), если их нет — выработайте свои. Это существенно облегчит работу менеджера проектов и переводчика — отпадёт необходимость каждый раз повторять одну и ту же информацию. Например, мы сделали свою небольшую инструкцию для переводчиков и памятку для редакторов, в которых содержатся все необходимые сведения для начала работы с нами.

Согласовывайте с фрилансером срок, размер оплаты, единицу труда, за которую вы платите, и срок оплаты заранее — у вас и фрилансера могут быть разные представления о них. Сроки должны быть реалистичными.


Давайте фрилансерам, участвующем в одном проекте, контактную информацию друг друга (конечно, с их разрешения) и все возможную информацию для связи с менеджером проектов. В отдельных случаях может быть полезным прямой контакт исполнителей с ответственным лицом заказчика. Всё это позволит более оперативно решать рабочие вопросы и поможет уменьшить нагрузку на менеджера проектов (как ни странно), позволив ему заниматься другими, не менее важными делами.


Поскольку именно вы непосредственно общаетесь с фрилансерами, то в повышении их квалификации у вас есть прямая заинтересованность.
Во-первых, после проделанной работы фрилансеру необходимо получить отзыв о своей работе, чтобы видеть свои ошибки и недочёты. Например, переводы, исправленные редакторами, мы отправляем переводчикам.
Во-вторых, нужно организовывать или активно привлекать фрилансеров к участию в мероприятиях, направленных на повышение квалификации и стимулировать возможность общения фрилансеров между собой. Мы с 2007 года организуем круглый стол по вопросам практического перевода, на котором обсуждаем актуальные вопросы с переводчиками и другими бюро переводов и агентствами.

Старайтесь быть открытыми и дружелюбными, отвечать даже на не очень приятные вопросы или дурацкие вопросы — возможно, вы с фрилансером не поняли друг друга.

________________________

Ещё интересное по теме:
Пять принципов работы с виртуальными командами.

Анатомия фирмы

В процессе работы неизбежно сталкиваешься с необходимостью делегировать, то есть отдавать какие-то направления деятельности другим людям, чтобы хватало времени заниматься действительно важными вещами. Только вот что именно отдать Ване, что Пете, а чем заниматься самому, и при этом не запустить ни один из фронтов?
Для этого неплохо понять, какие направления деятельности в принципе существуют в фирме. Всерьёз озадачившись, я пару дней провёл в размышлениях и родил список областей деятельности, которые (как мне кажется) есть в любой фирме, оказывающей профессиональные услуги:

Продажи — прямые — исполнение — холодные звонки, direct-mail, продажи через социальные сети (включая учет отношений с клиентами и follow-up — отправка коммерческих предложений, встречи, звонки-напоминания и т.д.)
Продажи — прямые — исполнение — специальные мероприятия (презентации, семинары, конференции, круглые столы, бюллетени и т.д.)
Продажи — прямые — исполнение — продажи существующим клиентам (поддержание хороших личных отношений, предложение дополнительных услуг)
Продажи — прямые — исполнение — тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются прямыми продажами
Продажи — прямые — контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Продажи — пассивные — исполнение — размещение рекламы, продвижение фирмы «в поле», регистрация сайта в каталогах и т.д.
Продажи — пассивные — исполнение — прием и регистрация входящих обращений
Продажи — пассивные — исполнение — тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются пассивными продажами
Продажи — пассивные — контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

PR — исполнение — создание контента для сайта и корпоративного блога, написание статей, комментарии в СМИ
PR — исполнение — продвижение интересного контента в СМИ, сообществах, сервисах пресс-релизов
PR — исполнение — тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются PR
PR — контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Обучение и развитие — исполнение — ввод в организацию, обучение и развитие других сотрудников
Обучение и развитие — исполнение — самообучение и саморазвитие
Обучение и развитие — исполнение — тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, которые занимаются обучением и развитием
Обучение и развитие — контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Основной процесс (т.е. непосредственно создание услуги) — исполнение — узкоспециальные задачи (перевод, редактирование, корректура, верстка, распознавание текстов, консультирование и т.д.)
Основной процесс — исполнение — управление проектами
Основной процесс — исполнение — составление договоров, счетов, счетов-фактур, актов выполненных работ
Основной процесс — исполнение — контроль качества — внутренний
Основной процесс — исполнение — контроль качества — с точки зрения клиента
Основной процесс — исполнение — тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, участвующих в основном процессе
Основной процесс — контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Управление — исполнение — управленческий учет и планирование (план/факт оказания услуг, движения денежных средств, прибылей и убытков)
Управление — исполнение — проведение планерок, мероприятий для персонала, лидерство
Управление — исполнение — анализ и пересмотр мотивации сотрудников

Метапроцесс — исполнение — описание, визуализация, анализ бизнес-процессов организации
Метапроцесс — исполнение — составление инструкций, требований, рекомендаций, алгоритмов работы для сотрудников
Метапроцесс — контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Процесс поддержки — исполнение — финансовый контроль (регистрация и планирование операций прихода-расхода, проведение платежных поручений, выдача денежных средств)
Процесс поддержки — исполнение — мониторинг рынка (анализ конкурентов и клиентов)
Процесс поддержки — исполнение — ИТ-поддержка
Процесс поддержки — исполнение — фискальный учет (составление отчетности для фискальных органов, расчет налогов)
Процесс поддержки — исполнение — кадровый учет
Процесс поддержки — исполнение — бизнес-поддержка (аренда, банковские, юридические, страховые услуги)
Процесс поддержки — исполнение — хозяйственная поддержка (уборка, обесчепечение канцтоварами, водой, продуктами, мебелью)
Процесс поддержки — исполнение — тестирование и найм сотрудников/подрядчиков, выполняющих функции поддержки
Процесс поддержки — контроль исполнения, анализ, планирование с целью повысить эффективность

Надпроцесс — исполнение — генерация ценностей, стратегии развития

Это общий список. На мой взгляд, в гармонично функционирующей фирме работа должна идти по всем этим направлениям. Если какое-то «буксует» — значит, жди неприятностей — завтра, послезавтра или через полгода. С таким списком я понял, что некоторыми направлениями у нас вообще никто не занимается, и срочно принял меры. Также я понял, какие вещи нельзя отдать никому, потому что это мой профиль, а что можно и нужно делегировать Ване и Мане. В итоге у меня получился мини-список «моих» направлений. Затем с каждым из ключевых сотрудников «Окей» мы обсудили направления, которыми он должен заниматься, и у каждого получился свой мини-список.
В итоге мы получили:
- общую основу для делегирования полномочий
- четкое разделение сфер ответственности
- понимание у каждого сотрудника, какой вклад он делает в общее дело
- список «ролей», который можно повесить на стену и каждое своё действие с ним сверять: «То, что я делаю в данный момент, соответствует МОЕМУ списку направлений работы?» Если не соответствует, то «Какого черта я делаю именно это?» и заняться чем следует :)