или
Повесть о том, как один менеджер сто клиентов обслужил

«Когда вам нужен перевод этого текста?» — этот вопрос мы каждый день задаем нашим клиентам.
Набор ответов удручает своим однообразием: «Сегодня» (норма), «Завтра» (эх, золотые клиенты…) и «А вы как думаете?» (последний вариант подразумевает, что по плану переведенный текст ещё вчера было нужно отправить зарубежным партнерам).
Ужас? Ничуть. Это нормальные условия работы переводческого бизнеса.

Тут и козе ясно, что раз сроки жесткие, срывать их просто вредно для здоровья. Поэтому перед любой переводческой фирмой рано или поздно встает вопрос контроля сроков выполнения проектов. Чем дальше, тем хуже — вопрос этот угрожающе раздувается, потому что проектов всё больше, а брать на работу кучу проект-менеджеров в прямом смысле разорительно.

Менеджер проектов теряет сон, потому что постоянно думает так: «Как же мне отследить, что Пете можно ещё дать текстик небольшой, а вот Васю ни в коем случае не трогать, потому что он занят по полной программе на ближайшую неделю?» Или так: «Как бы не забыть про какой-нибудь двухчасовой устный перевод… вот хорошо бы все проекты видеть как на ладони?» Ну и вопросики… И это только самые простые, напрямую имеющие отношение к управлению проектами! А есть ещё и такие, например: «Как улучшить взаимодействие между переводчиками, редактором и корректором, которые работают над одним и тем же текстом?» или «Как уменьшить бестолковое дублирование информации и высвободить кучу времени?» (скажем, требования к переводу и поясняющая информация к заказу требуется и самому клиенту — в виде карты заказа — и исполнителям: менеджеру проектов, переводчику, редактору и т.д.).

Ответов на эти вопросы существует много. Можно на доску крепить все текущие проекты и отмечать цветным магнитом текущую стадию работы. Можно вести большую электронную таблицу типа MS Excel. Можно все проекты держать в виде задач и элементов календаря MS Outlook. Мы же решили пойти по пути профессиональной программы управления проектами.

И тут возникла первая сложность: что выбрать и как выбирать?
Готовые инструменты управления проектами можно условно разделить на несколько групп.
По автономности: 1) данные проектов располагаются на удаленном сервере разработчика (Enterprise Project, Easy Projects .NET, Basecamp и другие), 2) данные хранятся локально на компьютере менеджера проектов или на сервере организации (MS Project и другие). Несмотря на то, первый вариант имеет некоторые преимущества (гарантированное резервное копирование данных, возможность подключения к данным нескольких пользователей одновременно, возможность работы из дома и т.п.), мы отмели его, т.к. эффективность работы в этом случае сильно зависит от соединения с глобальной сетью.
По адаптированности: 1) программы, специально разработанные для переводческого бизнеса (например, Projetex), 2) универсальные программы (например, уже упомянутый MS Project).
По цене: 1) Платные программы (большинство продуктов), 2) бесплатные программы (например, Dolphinity Planner Software, eGroupWare, GanttProject и некоторые другие).

Мы решили, что программа для управления проектами в бюро переводов должна решать как минимум следующие задачи:
а) единый электронный учет всех требований и примечаний к проектам
б) контроль сроков исполнения задач
в) учет загруженности исполнителей
г) регистрация суммы оказанных услуг и расходов на исполнителей (то есть создание важного источника данных для программы управленческого учета)
д) экспорт карт заказа для клиентов
е) экспорт подробных требований к работе для исполнителей
ж) облегчение взаимодействия исполнителей в рамках одного проекта

Помимо этого, имелись ещё и дополнительные условия:
а) удобный графический интерфейс
б) низкая стоимость владения
в) настраиваемость
г) наличие поддержки

В результате мы выбирали из трех продуктов:
MS Project — серьёзный, качественный продукт с большим количеством функций, возможностью коллективной работы, интеграцией с другими приложениями Microsoft: MS Office (в первую очередь c контактами, задачами и календарем MS Outlook), Windows SharePoint Services, Visio и др. Минусы — высокая цена (что важно, если переводческий бизнес развивается без привлеченных средств) и необходимость адаптировать программу под переводческое дело.
Projetex — единственная полноценная программа управления проектами, специально заточенная под переводческий бизнес. Недостатки — высокая цена, закрытость системы (интеграция с другими приложениями возможна только на уровне разового экспорта в файлы .csv, .txt и т.д.), излишняя универсальность (то есть подразумевается, что в программе ведется не только учет проектов, но и учет исполнителей, и расчет налогов, и управленческий учет; но для ведения полноценного управленческого учета функций встроенного модуля недостаточно).
GanttProject — наиболее функциональная и гибкая из бесплатных программ управления проектами. Минусы — необходимость доработки (изначально в программе не было возможности экспортировать отдельные задачи в нужном нам виде) и возможность интеграции исключительно в виде разового импорта/экспорта.
Вопрос цены стоял остро, и мы решили остановиться на последнем варианте. Через несколько недель разработчики подготовили специальную версию GanttProject.

Ниже я более подробно расскажу о том, как GanttProject в нашей компании решает каждую из поставленных задач.
а) единый электронный учет всех требований и примечаний к проектам.
Сразу после входящего звонка или электронного письма от потенциального клиента данные о нем заносятся в специальный файл:

Затем создается потенциальный проект, и указываются все требования и примечания к нему (в том числе, требуется ли редактирование или нотариальное заверение, какие имеются вспомогательные ресурсы по теме, требования к передаче имен собственных и т.д.):

К проекту привязываются люди: представитель заказчика, ответственный менеджер и принявший звонок:

Как только клиент подтверждает заказ, данные копируются в основной рабочий файл проектов.

б) контроль сроков исполнения задач
Красная линия обозначает текущую дату, а для каждой задачи прямо на диаграмме можно указать процент её выполнения:

в) учет загруженности исполнителей
На диаграмме четко видно, кто загружен на 100%, кто может взять дополнительный заказ и кого необходимо разгрузить:

г) регистрация суммы оказанных услуг и расходов на исполнителей (то есть создание важного источника данных для программы управленческого учета)
Для каждой задачи менеджер проектов заполняет поля “Цена”, “Объём работ”, “Единица измерения”, “Валюта” и т.д. Поскольку файл проектов находится в общем доступе, руководителю не нужно запрашивать данные о расчетах с исполнителями, у него всегда в наличии свежая и правдивая информация для планирования движения денежных средств и прибылей/убытков:

д) экспорт карт заказа для клиентов
В GanttProject существует возможность экспорта в PDF отдельных задач и ресурсов, которые к ним привязаны:

Результат выглядит так:

Клиент распечатывает, подписывает и возвращает карту заказа по факсу или по электропочте – это является основанием для начала перевода.

е) экспорт подробных требований к работе для исполнителей
Происходит аналогично экспорту карты заказа. В результате менеджеру проектов достаточно приложить полученный PDF-файл к письму для фрилансера, не тратя время на описание требований к работе, сроков сдачи и т.д.

ж) облегчение взаимодействия исполнителей в рамках одного проекта
К задаче по редактированию привязывается не только редактор, но и переводчик, а также менеджер проектов. К задаче по корректуре – не только корректор, но и редактор. В результате специалист получает контакты людей, которые работали над текстом до него, и всегда может связаться с ними для получения уточнений:


В итоге мы получили работающую систему, которая сильно экономит время менеджера проектов, позволяет контролировать сроки задач и уменьшить документооборот.